แนะนำการใช้ Sharepoint เพื่อการทำงานร่วมกัน
Sharepoint เป็นบริการของ microsoft ที่ให้ผู้ใช้งานสามารถสร้างเว็บไซต์ของตัวเองเพื่อแบ่งปัน ข้อมูล ข่าวสาร เอกสารต่างๆ กับผู้ร่วมงานในองค์กร สามารถใช้พื้นที่ของ SharePoint เป็นที่ๆ ปลอดภัยในการเก็บ จัดระเบียบ แชร์ และเข้าถึงข้อมูลจากอุปกรณ์ใดๆ ก็ตาม
ในบทความนี้ผู้เขียนจะขอแนะนำการใช้งาน sharepoint เบื้องต้น ได้แก่ การสร้างเว็บไซต์ และการแชร์เอกสารให้ผู้อื่นในอัสสัมชัญ
เริ่มต้นใช้งาน SharePoint
ไปที่ https://www.microsoft.com/th-th/microsoft-365/sharepoint/collaboration
ลงชื่อเข้าใช้งานด้วย au account
จะเข้าสู่หน้าหลักของ sharepoint
ใต้หัวข้อ Frequent sites จะแสดงไซต์ที่เราสามารถเข้าถึงได้ จะเห็นว่ามีบางส่วนจะได้รับการ sync มาจาก microsoft Team ทั้งนี้เป็นเพราะว่าทุก Team จะได้รับการสร้าง Share Point เพื่อใช้งานร่วมกันโดยอัตโนมัติ และ member ทุกคนใน team จะมีสิทธ์เข้าใช้ share point นั้นได้ทันที
หากต้องการเพิ่มข้อมูล หรือแก้ไขข้อมูลในไซต์ ก็สามารถคลิ๊กเข้าที่ไซต์นั้นได้เลย หากต้องการสร้างไซต์ใหม่ให้คลิ๊ก Create site ที่อยู่ด้านซ้ายบน
จะมีตัวเลือก 2 แบบ
- Team site เหมาะสำหรับการจัดเก็บเอกสาร การแชร์กันในองค์กร
- Communication site จะเป็นรูปแบบ Modern เพื่อเน้นการสร้างเนื้อหาที่สวยงาม ทันสมัย
ในตัวอย่างนี้จะเลือก Communication site
ตั้งชื่อ Site name ระบบจะบอกว่าสามารถใช้ได้หรือไม่ และด้านล่างก็จะแสดง address ของไซต์ ในรูปแบบ
https://assumptionuniversity.sharepoint.com/sites/[sitename]
เรียบร้อยแล้วคลิ๊ก Finish จะได้ไซต์รูปแบบมาตรฐานมา
ตอนนี้จะยังมีแค่ผู้สร้างไซต์เท่านั้นที่สามารถเข้าถึงได้ ถ้าต้องการให้ผู้ใช้งานคนอื่นเข้าถึงได้ให้คลิ๊ก Share ที่อยู่ด้านขวาบน พิมชื่อผู้ใช้ที่ต้องการให้เข้าถึง
ถ้าต้องการให้ทุกคนที่มี au account สามารถเข้าได้ ให้พิม “everyone except external users”
ด้านล่างชื่อ จะบอกสิทธิการเข้าถึงเป็น Read (ค่าเริ่มต้น) สามารถเปลี่ยนได้ หากต้องการให้ส่งเมล์แจ้งให้ติ๊ก Send email (เมล์จะเข้าที่ outlook) เรียบร้อยแล้วคลิ๊ก Share
เราสามารถสร้าง content อย่างง่ายได้ด้วยเครื่องมีพื้นฐานของ share point เพื่อเป็นการสื่อสารภายในทีม หรือเพื่อเป็น portal ของหน่วยงานสำหรับประกาศให้แก่บุคลากรในองค์กรได้
นอกจาก content แล้ว เครื่องมือสำคัญที่จะสามารถช่วยให้การทำงานร่วมกันมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นก็คือ Document ดังที่จะได้กล่าวถึงต่อไป ความแตกต่างระหว่างการแชร์ไฟล์ผ่าน Share Point กับ OneDrive นั้นก็คือ OneDrive เป็นพื้นที่เก็บไฟล์ส่วนตัว จะใช้เนื้อที่ของ user ที่เป็นเข้าของ OneDrive ส่วน Share Point จะใช้พื้นที่ส่วนกลางขององค์กร และสิทธ์ในการเข้าถึงเอกสาร
Documents
นอกจากนี้ เรายังสามารถใช้ SharePoint ในจัดเก็บเอกสารเพื่อใช้งานร่วมกันได้ โดยใช้ Documents ซึ่งบริการ OneDrive ที่เป็นพื้นที่เก็บเอกสารส่วนตัวนั้นนั้น สิ่งที่ขับเคลื่อนอยู่หลังฉากก็คือ SharePoint นั่นเอง
เมื่อเข้ามาที่ Documents เราก็จะสามารถนำเอกสารเราขึ้นไปใช้งาน จัดเก็บ และ Share ได้
การแชร์เอกสารใน SharePoint
การแชร์เอกสารใน SharePoint
เราสามารถทำการแชร์เอกสาร พร้อมกำหนดการเข้าถึงได้ โดยขั้นตอนในการแชร์เอกสารเป็นดังนี้
เลือก File หรือ Folder ที่ต้องการ
คลิกที่ปุ่ม ... (ปุ่ม จุด ๆ ๆ แนวตั้ง)
เลือก Share
กำหนดว่าจะแชร์ให้ใครดูบ้าง
เมื่อกำหนด user ที่จะแชร์ได้แล้วให้กดปุ่ม Send เพื่อส่ง Email ไปยังคนที่เราแชร์ไฟล์ให้ นอกจากนี้ เราสามารถ Copy link เก็บไว้เพื่อส่งให้คนที่เราแชร์ไฟล์ให้ผ่านช่องทางอื่นๆ เช่น SMS หรือ Line ได้ แต่ถ้าเราไม่ได้กำหนดให้คนนั้นมีสิทธ์เข้าถึงไฟล์ ถึงจะมี link ก็ไม่สามารถเข้าถึงไฟล์ได้
นอกจากการแชร์ที่ตัวไฟล์แล้ว เราสามารถแชร์ในระดับ folder ได้ ซึ่งหากเราตั้งค่าการแชร์ในระดับ folder แล้ว สิทธ์นั้นจะมีผลสืบทอดมาถึงไฟล์ใน folder นั้นทั้งหมดด้วย นอกจากเราจะไปแก้ไขทีละไฟล์ให้เป็นอย่างอื่น
โดยทั่วไปแล้วหากเราแชร์ Share Point ให้กับ user คนไหน คนนั้นก็จะมีสิทธ์ในการเข้าถึง Document ด้วยในทันทีในระดับเดียวกัน
ไม่ควรแชร์ในระดับ public นอกจากจำเป็นจริงๆ โดยจัดให้ไฟล์ทั้งหมดอยู่ใน folder เดียวกัน เพื่อแชร์ทั้ง folder เป็น public และตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีเอกสารที่ละเมิดต่อข้อบังคับเกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคล
การใช้งานในมือถือ
เราสามารถติดตั้ง App SharePoint ได้จาก App Store หรือ Google Play Store โดยเมื่อติดตั้งเสร็จเรียบร้อยแล้ว เราสามารถเข้าถึงส่วนของเว็บไซต์และส่วนต่าง ๆ ได้จาก App เลย
